A partir de 2027, as informações anuais da DEFIS serão incorporadas ao PGDAS-D. Entenda como funciona a mudança e o que sua empresa precisa fazer para se preparar.
Empresas optantes pelo Simples Nacional precisam cumprir uma série de obrigações fiscais ao longo do ano. Entre elas está a DEFIS, declaração utilizada para informar dados econômicos, fiscais e patrimoniais da empresa referentes ao ano anterior.
Mas uma mudança anunciada para 2027 promete alterar a forma como essas informações serão apresentadas. Com as atualizações promovidas pelo Comitê Gestor do Simples Nacional, a DEFIS deixará de existir como declaração separada, e os dados anuais passarão a ser informados diretamente no PGDAS-D.
A alteração faz parte das adaptações do Simples Nacional às mudanças da Reforma Tributária do Consumo e busca simplificar procedimentos para microempresas e empresas de pequeno porte.
Na prática, isso significa que o empresário precisará ficar atento ao novo formato de entrega, aos prazos e à organização das informações contábeis. Afinal, uma mudança no sistema de declaração exige preparação, mesmo quando o objetivo é facilitar a rotina.
Neste artigo, você vai entender o que muda, quem será afetado e como preparar sua empresa para essa nova etapa.
O que é a DEFIS e para que ela serve?
A DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Ela é uma obrigação acessória das microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional.
Seu objetivo é reunir informações sobre a atividade da empresa durante o ano-calendário anterior, complementando os dados necessários para o acompanhamento fiscal e econômico do negócio.
Entre as informações que podem ser exigidas estão dados sobre receitas, ganhos de capital, despesas, distribuição de lucros, quantidade de empregados e outras informações relacionadas à situação da empresa, conforme as regras aplicáveis.
É importante compreender que a DEFIS tem uma finalidade diferente da apuração mensal dos tributos. Ela reúne informações anuais, enquanto o PGDAS-D é utilizado mensalmente para declarar receitas, calcular os valores devidos pelo Simples Nacional e gerar o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
Mesmo quando uma empresa apresenta pouca movimentação, é necessário verificar quais obrigações continuam aplicáveis à sua situação. Ter faturamento baixo ou passar um período sem vendas não significa, automaticamente, estar dispensado de todas as declarações.
Afinal, a DEFIS vai acabar em 2027?
Sim, a DEFIS deixará de existir como uma declaração separada, conforme as mudanças previstas na regulamentação do Simples Nacional.
A alteração foi anunciada pela Receita Federal em agosto de 2026, no contexto das atualizações promovidas pelas Resoluções CGSN nº 190 e nº 191, de 2026.
Com a mudança, as informações socioeconômicas e fiscais anuais passarão a ser prestadas diretamente no PGDAS-D, em um procedimento integrado ao sistema que as empresas já utilizam para declarar suas apurações mensais.
Segundo as orientações oficiais, essas informações deverão ser apresentadas uma vez por ano, entre janeiro e março, dentro do próprio PGDAS-D. As alterações da Resolução CGSN nº 190/2026 produzem efeitos, em regra, a partir de 1º de janeiro de 2027.
Isso representa uma mudança na forma de cumprir a obrigação, mas não significa que as informações anuais deixarão de ser exigidas.
Em outras palavras, a empresa continuará precisando manter seus dados organizados e prestar as informações solicitadas. A diferença estará no procedimento utilizado para fazer essa entrega.
O que muda na prática para as empresas?
A principal alteração será a integração das informações anuais ao PGDAS-D. Entretanto, a mudança pode exigir ajustes na rotina administrativa e contábil das empresas.
Veja os principais pontos de atenção.
1. As informações anuais serão entregues pelo PGDAS-D
Atualmente, o empresário está acostumado a lidar com a DEFIS como uma obrigação anual específica, transmitida por meio do sistema do Simples Nacional.
Com a nova regra, o procedimento será integrado ao PGDAS-D. Isso significa que o acompanhamento das obrigações anuais ficará associado a uma plataforma já utilizada para a apuração mensal dos tributos.
A integração pode tornar o processo mais simples, mas é importante acompanhar as orientações operacionais e os campos disponibilizados no sistema para cumprir corretamente a obrigação.
2. A organização dos dados continuará sendo indispensável
A mudança de sistema não elimina a necessidade de manter registros confiáveis.
Para informar os dados anuais, a empresa precisa ter condições de identificar suas receitas, despesas, movimentações financeiras e demais informações exigidas pelas regras fiscais.
Quando os registros são feitos de maneira desorganizada, o preenchimento das declarações pode se tornar mais demorado e sujeito a erros.
Por isso, o ideal é manter a documentação atualizada durante todo o ano, em vez de deixar a conferência das informações para os últimos dias do prazo.
3. A rotina do contador também precisará ser ajustada
A contabilidade terá papel importante na adaptação ao novo procedimento. O profissional responsável precisará acompanhar as orientações oficiais, verificar a disponibilidade dos recursos no sistema e orientar cada empresa conforme sua realidade.
Também será necessário alinhar com o empresário a entrega dos documentos e a conferência das informações utilizadas nas declarações.
Essa organização ajuda a reduzir retrabalho e permite identificar possíveis inconsistências antes do envio.
4. O calendário de obrigações merece atenção
Com a mudança prevista para 2027, empresas e escritórios contábeis devem acompanhar os prazos e as instruções que serão aplicáveis ao novo formato.
A referência divulgada oficialmente é que as informações anuais sejam prestadas entre janeiro e março, diretamente no PGDAS-D.
Até que todos os procedimentos operacionais estejam disponíveis e consolidados, é importante acompanhar os comunicados da Receita Federal e do Comitê Gestor do Simples Nacional.
Não basta saber que a declaração separada deixará de existir: é necessário compreender como e quando cumprir a obrigação no novo formato.
A mudança significa que a empresa terá menos impostos para pagar?
Não. A alteração da DEFIS está relacionada à forma de prestar informações fiscais e socioeconômicas. Por si só, ela não representa redução de impostos nem mudança automática na carga tributária da empresa.
O valor dos tributos devidos depende de fatores como a atividade exercida, o faturamento, o enquadramento tributário e as regras aplicáveis ao negócio.
O Simples Nacional também passa por outras adaptações relacionadas à Reforma Tributária do Consumo, incluindo regras referentes ao IBS e à CBS. Essas mudanças precisam ser analisadas separadamente, pois possuem efeitos e cronogramas próprios.
Portanto, é importante evitar confundir a simplificação de uma obrigação acessória com uma redução de tributos.
A melhor forma de entender os impactos para cada negócio é avaliar seu enquadramento, suas atividades e as atualizações oficiais aplicáveis ao seu caso.
Quais empresas precisam se preparar?
A mudança interessa principalmente às microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, que estão sujeitas às regras da DEFIS.
Mesmo que a empresa tenha uma estrutura administrativa pequena, a preparação é importante.
A falta de um departamento financeiro interno, por exemplo, torna ainda mais necessário estabelecer uma rotina para guardar documentos e acompanhar as obrigações.
Veja algumas situações que merecem atenção:
Empresas com muitos lançamentos financeiros: precisam manter receitas e despesas devidamente registradas.
Negócios com movimentação variável: devem acompanhar as informações ao longo do ano para facilitar a conferência anual.
Empresas com dados contábeis desatualizados: podem precisar revisar seus registros antes do período de entrega.
Empresários que enviam documentos com atraso: devem alinhar um calendário de envio com a contabilidade.
Empresas que passaram por mudanças societárias ou encerramento de atividades: precisam verificar as regras específicas aplicáveis à sua situação.
Cada empresa tem particularidades. Por isso, a orientação contábil deve considerar o enquadramento e os acontecimentos registrados durante o ano.
Como preparar sua empresa para as mudanças de 2027?
A melhor estratégia é começar pela organização dos dados, sem esperar que o novo procedimento entre em funcionamento.
Algumas medidas ajudam a tornar essa transição mais tranquila.
1. Revise seus registros financeiros. Confira se as receitas e despesas estão registradas corretamente e se os documentos correspondentes estão disponíveis.
2. Organize notas fiscais e comprovantes. Mantenha os documentos acessíveis, classificados por período e relacionados às movimentações da empresa.
3. Confira as informações com a contabilidade. Aproveite para identificar possíveis divergências entre os controles internos e os registros contábeis.
4. Acompanhe os comunicados oficiais. As orientações sobre o preenchimento no PGDAS-D devem ser verificadas nos canais da Receita Federal e do Simples Nacional.
5. Estabeleça uma rotina de acompanhamento. Defina responsáveis e datas para reunir documentos, conferir informações e cumprir as obrigações.
6. Evite deixar tudo para o último momento. Quanto mais organizada estiver a documentação, menor será a pressão no período de entrega.
Essas medidas também contribuem para uma gestão financeira mais eficiente. Registros bem mantidos ajudam o empresário a compreender o desempenho do negócio, planejar despesas e tomar decisões com mais segurança.
Qual é o papel da contabilidade nesse processo?
A contabilidade não atua apenas no envio de declarações. Ela também orienta o empresário sobre obrigações, prazos, enquadramento tributário e organização das informações que sustentam a gestão da empresa.
Em um período de mudanças regulatórias, contar com acompanhamento profissional ajuda a interpretar as regras e identificar o que realmente se aplica a cada negócio.
O contador pode orientar a preparação dos documentos, verificar inconsistências, acompanhar as atualizações do sistema e esclarecer dúvidas sobre as obrigações fiscais.
Para isso, a comunicação entre empresário e escritório contábil precisa funcionar durante todo o ano. Quando os documentos chegam organizados e dentro dos prazos combinados, o trabalho se torna mais eficiente.
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Conclusão: a DEFIS muda de formato, mas a responsabilidade continua
A partir de 2027, a DEFIS deixará de ser uma declaração separada, e as informações anuais passarão a ser prestadas diretamente no PGDAS-D, conforme as novas regras do Simples Nacional.
A mudança busca simplificar procedimentos, mas não elimina a necessidade de manter registros organizados, conferir os dados e cumprir as obrigações fiscais aplicáveis à empresa.
O melhor caminho é acompanhar as orientações oficiais, manter a documentação em dia e conversar com a contabilidade para entender como a alteração será aplicada à sua realidade.
Sua empresa está preparada para as mudanças de 2027? A organização começa antes do prazo de entrega. Com informação e acompanhamento contábil, fica mais fácil atravessar essa transição com segurança.
Perguntas frequentes sobre o fim da DEFIS
1. A DEFIS deixará de existir em 2027?
Sim. A previsão é que, a partir de 1º de janeiro de 2027, as informações anuais sejam incorporadas ao PGDAS-D, deixando de existir como uma declaração separada.
2. Se a DEFIS acabar, a empresa deixará de informar os dados anuais?
Não. As informações socioeconômicas e fiscais continuarão sendo exigidas. A mudança está no procedimento de entrega, que passará a ocorrer dentro do PGDAS-D.
3. Qual será o prazo para informar os dados anuais?
A orientação oficial divulgada prevê a apresentação das informações uma vez por ano, entre janeiro e março, diretamente no PGDAS-D. É importante acompanhar as instruções operacionais atualizadas para o período.
4. A mudança vale para todas as empresas?
A alteração está relacionada às obrigações das microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional. Empresas de outros regimes tributários possuem regras próprias e devem verificar suas obrigações específicas.
5. A mudança da DEFIS reduz os impostos?
Não automaticamente. A alteração modifica a forma de prestar as informações anuais e, por si só, não representa redução da carga tributária.
6. O que a empresa deve fazer agora sobre o DEFIS?
Manter os registros financeiros e fiscais organizados, reunir os documentos necessários, conversar com a contabilidade e acompanhar as orientações oficiais sobre a implementação do novo procedimento.
